UIN Siber Cirebon – Pimpinan UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon menggelar rapat koordinasi secara daring untuk memperkuat kesiapan institusi dalam menghadapi monitoring oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Jawa Barat. Rapat membahas perkembangan pemenuhan dokumen, koordinasi lintas unit, serta langkah percepatan penyediaan data yang dibutuhkan tim BPKP.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari entry meeting yang telah dilaksanakan sebelumnya dan menjadi forum penyamaan persepsi bagi seluruh unit terkait. Melalui koordinasi tersebut, universitas memastikan proses penyediaan data berjalan terstruktur, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan monitoring.
Perkuat Koordinasi dan Kesiapan Dokumen
Dalam rapat tersebut, disampaikan perkembangan pemenuhan dokumen yang telah dikoordinasikan melalui unit-unit terkait. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) turut memaparkan kesiapan dokumen dan hasil pelaksanaan audit mutu internal sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas tata kelola kelembagaan.
Sekretaris LPM, Toheri, menjelaskan bahwa dokumen yang dibutuhkan telah dihimpun melalui penyimpanan digital bersama. Sejumlah dokumen telah tersedia, sementara beberapa bagian masih memerlukan pelengkapan dan koordinasi lanjutan dengan unit terkait.
Penyediaan dokumen dilakukan dengan mengelompokkan kebutuhan berdasarkan bidang dan penanggung jawab (person in charge/PIC). Langkah ini diharapkan memudahkan proses pemeriksaan kelengkapan, mempercepat pencarian data, serta memastikan setiap unit dapat memantau progres pemenuhan dokumen secara bersama-sama.
Koordinasi lintas unit menjadi penting mengingat kebutuhan data mencakup berbagai aspek kelembagaan, mulai dari informasi umum, akademik, hingga keuangan. Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, proses pemenuhan data diharapkan dapat berlangsung lebih efektif dan akuntabel.
Pemetaan Data Akademik dan Kemahasiswaan
Pada aspek akademik dan kemahasiswaan, Kepala Bagian Umum dan Akademik, Zainal Arifin, menyampaikan sejumlah kebutuhan data yang menjadi perhatian tim monitoring. Di antaranya berkaitan dengan data mahasiswa, penerima beasiswa, penyesuaian Uang Kuliah Tunggal (UKT), mahasiswa yang mengajukan cuti atau penundaan studi, serta mahasiswa yang mengajukan banding UKT.
Dalam pembahasan tersebut, disoroti pentingnya penyediaan data yang terklasifikasi dan mudah diakses. Pengelolaan data secara terintegrasi dinilai dapat membantu proses penelusuran informasi secara lebih cepat, terutama ketika dibutuhkan untuk keperluan verifikasi atau pengambilan sampel.
Selain itu, pemutakhiran data akademik secara berkala menjadi perhatian bersama. Sinkronisasi data antunit dan pembaruan pada sistem informasi diharapkan dapat mendukung ketepatan informasi serta meningkatkan efektivitas layanan administrasi akademik.
Pastikan Kelengkapan Data Keuangan
Dari sisi keuangan, Sohibul Wafa Atoillah menyampaikan bahwa sejumlah dokumen utama, termasuk data DIPA dan realisasi anggaran, telah disiapkan dan diunggah melalui penyimpanan digital yang telah ditentukan.
Adapun dokumen pendukung yang masih dalam proses penyelesaian meliputi Buku Kas Umum (BKU), buku pembantu pajak, serta bukti transaksi terkait. Proses pengumpulan dan penataan dokumen tersebut membutuhkan koordinasi lebih lanjut agar setiap data dapat terhubung dengan bukti pendukung secara tepat.
Pimpinan juga mendorong koordinasi antara tim keuangan dan unit terkait agar proses pelengkapan dokumen dapat segera diselesaikan. Dengan demikian, data yang disampaikan tidak hanya memenuhi kebutuhan administrasi, tetapi juga dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
Rektor Tekankan Kesiapan dan Tanggung Jawab Bersama
Rektor UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon, Prof. Dr. H. Aan Jaelani, M.Ag., dalam arahannya menekankan pentingnya kesiapan seluruh unit dalam menghadapi proses monitoring. Ia mengingatkan agar koordinasi dilakukan secara menyeluruh dan setiap kebutuhan dokumen mendapat perhatian serius dari unit yang bertanggung jawab.
Rektor juga menekankan pentingnya memastikan informasi dan dokumen yang dibutuhkan tersedia serta dapat diakses dengan baik. Kesiapan tersebut menjadi tanggung jawab bersama seluruh unsur pimpinan dan unit kerja, sehingga proses monitoring dapat berlangsung secara tertib dan efektif.
Selain monitoring BPKP, rapat turut menyinggung agenda pengawasan dan evaluasi lain yang akan dilaksanakan di lingkungan universitas. Oleh karena itu, penguatan koordinasi dan kesiapan dokumen menjadi bagian penting dalam mendukung tata kelola kelembagaan yang berkelanjutan.
Melalui rapat koordinasi ini, UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon terus memperkuat sinergi antar unit, meningkatkan ketertiban administrasi, serta mendorong pengelolaan data yang lebih terintegrasi. Upaya tersebut diharapkan dapat mendukung terwujudnya tata kelola perguruan tinggi yang transparan, akuntabel, dan berorientasi pada peningkatan mutu layanan.
Penguatan tata kelola ini sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, khususnya dalam mendorong institusi yang transparan, akuntabel, dan efektif. Pemanfaatan sistem penyimpanan digital serta koordinasi lintas unit juga mendukung SDG 9: Industri, Inovasi, dan Infrastruktur, melalui penguatan infrastruktur informasi dan tata kelola berbasis teknologi. Sementara itu, kolaborasi seluruh unit dalam memenuhi kebutuhan monitoring mencerminkan semangat SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui sinergi untuk meningkatkan kualitas kelembagaan.
